Anwendungshilfe

Unter Einleitung finden Sie u. a. ein Video, in dem der Ablauf gezeigt wird.

Wenn Sie Business Central auf dem Desktop nutzen und Sie als InMa User oder InMa Admin eingetragen wurden, kann es sein, dass Sie bei der Anmeldung den folgenden Dialog eingeblendet bekommen.

Wenn ein InMa Admin eine Information vom Typ 'benachrichtigen' hinterlegt, gibt er/sie immer auch einen Benachrichtigungszeitraum mit an. Melden Sie sich innerhalb dieses Zeitraums in BC an, kommt dieser Dialog.

In dieser Ansicht sehen Sie auch, ob weiter Dokumente für Sie als Anwender hinterlegt wurden. Ist dieses der Fall, können Sie diese Informationen abrufen, indem Sie auf die InMa - Informationsliste wechseln.

Ist der Benachrichtigungszeitraum sehr lang oder Sie arbeiten in mehreren Mandanten, haben Sie im unteren Bereich des Dialoges die Möglichkeit, diese spezielle Information abzuwählen. Sie beantworten die Frage 'Bei der nächsten Anmeldung nicht mehr anzeigen?' mit 'ja' (Regler nach rechts) und verlassen den Dialog mit [OK]. Sie wählen dadurch lediglich die Anzeige bei Anmeldung ab, in der InMa - Informationsliste können Sie die Daten weiterhin einsehen.

Wurde solch eine Information storniert, erhalten Sie auf die gleiche Art einen Hinweis bei der Anmeldung.

Es kann vorkommen, dass Sie mehrere solche Dialoge hintereinander angezeigt bekommen. Dann wurden mehrere Informationen hinterlegt oder storniert.

Wenn Sie Business Central auf Handy oder Tablet nutzen und Sie als InMa User oder InMa Admin eingetragen wurden, bekommen Sie bei Anmeldung eine kleinere Version des Dialoges.

Am einfachsten finden Sie die InMa Liste, indem Sie im Menü auf die Lupe (BC-Suche) gehen und dann 'InMa' als Suchbegriff eingeben. Ist InMa in Ihrem System installiert und für Sie freigeschaltet, sollte Ihnen 'InMa - Informationsliste' unter 'Listen' angeboten werden. Rufen Sie diese Liste auf. Wenn Sie mögen, setzen Sie auf diese Ansicht ein Lesezeichen.

Im oberen Bereich befinden sich einige Kacheln. Wenn Sie diese genauer erläutert haben möchten, lesen Sie das Kapitel Kacheln.

Wenn Sie in Ihrer Ansicht die Möglichkeit haben, den Infobox-Bereich zu erweitern (kleines i oben rechts), sollten Sie dieses nutzen. Dadurch erhalten Sie eine noch bessere Übersicht über eine für Sie hinterlegte Information. Sollte eine URL oder ein Dokument für eine gewählte Zeile vorhanden sein, wird Ihnen dieses hier rechts unten im Bereich 'Dokumentation für Benutzer' angezeigt.

Hinweis: Je nach Browser oder Dateigröße kann es sein, dass eine hochgeladene Datei nicht angezeigt wird. Nutzen Sie dann bitte die Funktion 'Dokumentation herunterladen' aus dem Menü.

Wurde eine URL hinterlegt, können Sie diese über die entsprechende Funktion öffnen oder Sie klicken auf den Link im Infobox-Bereich.

Innerhalb der Liste werden einzelne Felder unterschiedlich farbig hinterlegt. Dieses wird nun anhand von Beispielen erläutert:

ID 2 wurde storniert, daher sind alle Felder grau.

ID 1, 4 und 6 sind vom InMa-Typ 'benachrichtigen'. Dieses Feld ist daher blau und fett hinterlegt. ID 3 und 4 sind vom InMa-Typ 'standard', was hier blau, aber nicht fett dargestellt wird.

Bei ID 5 sind die Felder 'ID' und 'Name' rot und fett eingefärbt. Dieses ist das Zeichen dafür, dass beim Anlegen nicht alle Pflichtfelder für diese Zeile eingetragen wurden. Jeder Datensatz in dieser Tabelle benötigt mindestens einen Namen und eine Beschreibung (die hier fehlt). Bei InMa-Typ 'benachrichtigen' müssen zusätzlich die Benachrichtigungszeiten hinterlegt sein.

Für InMa-Typ 'benachrichtigen' ändert sich die Farbgebung der Felder 'Benachrichtigungsstartzeit', 'Benachrichtigungsdauer' und 'Benachrichtigungsende'. ID 4 liegt in der Vergangenheit, daher wird hier keines der Felder besonders gekennzeichnet. ID 6 liegt noch komplett in der Zukunft - hier werden alle drei Felder hervorgehoben. ID 1 werden aktuell bei der Anmeldung angezeigt, d.h. die 'Benachrichtigungsstartzeit' liegt in der Vergangenheit, aber das Ende noch in der Zukunft. In diesem Fall werden nur die beiden Felder für Dauer und Ende hervorgehoben.

'Gesamtanzahl Infos' zählt alle im System hinterlegten InMa-Datensätze, bei denen alle Pflichtfelder gefüllt wurden. Für dieses Beispiel werden also alle außer ID 5 gezählt.

'Infos diesen Monat' zählt alle neu angelegten oder veränderten InMa-Datensätze, bei denen alle Pflichtfelder gefüllt wurden.

'Anz. anstehender Mitteilungen' filtert für das Beispiel auf ID 1 und ID 6. Diese beiden Zeilen wurden nicht storniert und das Benachrichtigungsende wurde noch nicht erreicht.

'Anz. laufender Mitteilungen' filtert für das Beispiel auf ID 1 und ID 2. Diese beiden Informationen werden aktuell bei der Anmeldung angezeigt.

'Anz. Infos mit Fehlern' liefert in diesem Beispiel den einen fehlerhaften Datensatz mit der ID 5.

Neben der Ansicht für einen InMa User (s. Informationsliste) hat ein InMa Admin noch weitere Funktionen und kann die Liste bearbeiten.

Nur ein InMa Admin kann im Bearbeitungsmodus ein Dokument hinzufügen oder wieder löschen. Aktuell können JPG-, PDF- und MP4-Dateien hochgeladen werden. Bitte beachten Sie, dass es die Darstellung von Browser zu Browser unterschiedlich sein kann. Auch wie groß die Dateien sein können, hängt u.a. von Ihrem System ab. Sehr große Dateien stellen Sie Ihren Nutzern ggf. besser als Link im Feld 'URL' zur Verfügung. Bei diesem Feld können Sie https oder file nutzen - dabei muss natürlich sichergestellt werden, dass Ihre Nutzer auch die entsprechenden Berechtigungen auf die Dateisysteme haben.

Mit der Funktion 'Anzeige nach Anmeldung' können Sie kontrollieren, was einem Benutzer aktuell bei der Anmeldung angezeigt wird.

Sie haben die Wahl, ob Sie eine Zeile löschen oder stornieren möchten. Handelt es sich bei dem Datensatz um einen InMa-Typ 'benachrichtigen' und das Benachrichtigungsende wurde noch nicht erreicht, erhalten Ihre Nutzer eine entsprechende Storno-Mitteilung bei der Anmeldung an BC. Diese erhalten sie auch dann, wenn sie die ursprüngliche Information abgewählt hatten.

Mit der Funktion 'Abgewählt' erhalten Sie eine Liste, mit Von Nutzern abgewählte Informationen.

In dieser Liste wird Ihnen angezeigt, welcher Anwender welche Information abgewählt hat. Eine Lesebestätigung ist dieses nicht. Auch sehen Sie nicht, wann er/sie dieses getan hat.

Als Admin haben Sie die Möglichkeit, hier einen oder mehrere Datensätze zu löschen. So reaktivieren Sie das Melden von noch nicht abgelaufene Informationen bei der Anmeldung.